Kies een ERP voor uw bedrijf

Wanneer u op zoek bent naar een ERP-systeem, overweeg dan welke systemen uw concurrenten en andere bedrijven in uw branche gebruiken.

[1]

De Amerikaanse Kamer van Koophandel By: Jessica Elliott , Contributor

Hulpmiddelen voor het plannen van ondernemingen verbeteren de activiteiten, maar vereisen een aanzienlijke investering. Volg deze stappen en best practices bij het selecteren van ERP-software.

Enterprise Resource Planning (ERP) -software centraliseert financiële en operationele gegevens, waardoor ze uitstekende oplossingen zijn voor groeiende bedrijven. Ze kunnen echter een uitdaging zijn om te implementeren en de ERP-vereisten verschillen per branche en organisatie. Bedrijven moeten daarom hun behoeften en verwachtingen analyseren bij het kiezen van een ERP-systeem.

Een doelgericht ERP-selectieproces helpt uw bedrijf software te vinden die doelen op hoog niveau ondersteunt en ervoor zorgt dat werknemers alle tools hebben om hun taken uit te voeren. Ontdek best practices voor het kiezen van een ERP-systeem.

Vorm een ERP selectieteam

Een ERP-systeem heeft invloed op elk onderdeel van uw activiteiten. Het betrekken van managers uit boekhouding, human resources (HR), inventaris en verkoop helpt leiders om pijnpunten en missiekritieke taken te begrijpen. Aangezien elk afdelingshoofd toezicht houdt op de acceptatie van technologie, kan ze een deel van het ERP-selectieproces verbeteren.

Forrester Analyst Liz Herbert told CIO vertelde CIO dat organisaties in het begin van het selectieproces een of twee softwaredemo's moeten plannen. Naast het laten zien van medewerkers wat een ERP [2] is en hoe het werkt, helpen productdemonstraties om de mogelijkheden te visualiseren. Van daaruit kunnen ze samenwerken aan het documenteren van workflows en het ontwikkelen van een checklist voor ERP-vereisten. https://www.uschamber.com/co/run/finance/key-benefits-of-erp-systems [3]

Evalueer bedrijfsprocessen, uitdagingen en sterke punten

De beste manier om uw ERP-vereisten te achterhalen, is door uw huidige workflows te bekijken. Afdelingsleiders en eindgebruikers kunnen waardevolle feedback geven over wat er werkt en waar problemen zich voordoen. De beoordeling moet processen identificeren die volledig door de ERP zullen lopen en processen die gescheiden blijven maar integratie met de ERP-software nodig hebben.

Sommige bedrijven werken samen met ERP-consultants om interne beoordelingen uit te voeren en selectiecriteria te ontwikkelen. Afhankelijk van de complexiteit van uw systemen en processen, kan het volgen van deze route tijd besparen en meer volledige inzichten bieden.

Stel bij het overwegen van de sterke en zwakke punten van uw systeem de volgende vragen:

✔ Zijn we onze boekhoudsoftware [4] ontgroeid of hebben we financiële rapporten nodig die kijken naar de kosten van leveranciers en magazijnen?

✔ Hebben leiders vertrouwen in de nauwkeurigheid van uw gegevens en analyses?

✔ Hebben supply chain problemen [5] onze organisatie beïnvloed? Zo ja, kunnen proceswijzigingen of meer zichtbaarheid deze problemen oplossen?

✔ Hoeveel softwareprogramma's gebruiken werknemers om een proces te voltooien en vermindert het overschakelen van apps de productiviteit of leidt het tot slechte gebruikerservaringen?

✔ Zullen rapporten de informatie die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen weergeven? Zo niet, waar is meer zichtbaarheid nodig?

✔ Hoeveel tijd besteedt IT aan het beheer en de integratie van verschillende softwaresystemen?

✔ Hoe ziet de huidige procesautomatisering eruit? Hebben medewerkers het gevoel dat de geautomatiseerde workflows effectief zijn?

✔ Voldoen we aan de verwachtingen van klanten [6] en de bedrijfsverkoopdoelen? Zo niet, welke processen of tools verbeteren de resultaten?

✔ Bespreken managers hun bezorgdheid over het naleven van nationale of mondiale regelgeving?

✔ Kunnen we de voorraadbehoeften nauwkeurig voorspellen en financiële prognoses ontwikkelen [7]?

Naast pijnpunten moet uw analyse ook overwegen hoe toekomstige bedrijfsprocessen eruit moeten zien. De uiteindelijke behoeftenanalyse zal benadrukken wat uw bedrijf goed doet en waar het faalt. Het moet u ook helpen bij het bepalen van welke ERP-modules u nodig heeft voor de eerste implementatie.

Identificeer de ERP-softwarevereisten

Functionele pasvorm is essentieel voor een succesvolle ERP-implementatie. Het is belangrijk om te bepalen welke modules uw bedrijf nu en in de toekomst nodig heeft en of u branchespecifieke functies nodig heeft.

Naast financiële en boekhoudmodules kunnen ERP-leveranciers de volgende gebieden ondersteunen:

◾ Procurement

◾ Order management

◾ Manufacturing

◾ Inventory management

◾ Human resources (HR)

◾ Customer relationship management (CRM)

◾ Warehouse

◾ Supply Chains

◾ Project management [8]

◾ E-commerce

“Most ERP implementation plans include six phases, starting with discovery and planning.” — David Luther, NetSuite

Stel een checklist voor ERP-selectiecriteria op

Stroomlijn demo's en vergelijkingen van leveranciers met een gedetailleerde lijst met must-have functionaliteiten. Denk hierbij alles na, van welke tools moeten worden geïntegreerd met uw ERP, aan welke handmatige processen automatisering vereisen. Omdat veel ERP's vergelijkbare mogelijkheden hebben, is het cruciaal om meer te doen dan alleen functies.

U hebt bijvoorbeeld een EDI (elektronische gegevensinterface) nodig voor het delen van gegevens, of zijn webservices en XML-bestanden voldoende? Welke regio's en gebieden moeten verkoop-, e-commerce- en productiemodules huisvesten? Deze gedetailleerde details helpen u ERP's te vergelijken en de functionaliteit van elk systeem te begrijpen.

Een checklist voor ERP-selectiecriteria moet betrekking houden op:

◾ Aantal en type gebruikerslicenties

◾ E-commerce

◾ Kosten voor de uitvoering

◾ Aanpassingsvereisten

◾ Migratie van gegevens

◾ Het aantal landen waar je zaken doet

◾ Upgrades van de hardware

◾ Onderhoud van software

◾ De middelen van het projectteam

◾ Opleiding en ondersteunende diensten

◾ E-commerce

Schets uw ERP-implementatieplan

ERP-leveranciers geven tijdsschattingen voor de implementatie maar het is verstandig om vooraf meer details verzamelen om een nauwkeuriger idee te krijgen van hoe lang het proces zal duren en hoeveel het zal kosten.

In TechRepublic [9] zei Eric Kimberling, oprichter van Panorama Consulting Group: “Dit plan moet worden ontwikkeld vóór uw definitieve softwarebeslissing, zodat u volledig inzicht hebt in de kosten en resourcetoezeggingen die nodig zijn om het project tot een succes te maken.”

Volgens NetSuite omvatten de meeste ERP-implementatieplannen zes fasen [10], te beginnen met ontdekking en planning. Begin fase één tijdens het beoordelen van leveranciers en ga vervolgens naar de volgende vijf categorieën nadat u een ERP-systeem hebt geselecteerd.